Zmiany dotyczące pracy zdalnej
Zmiany Kodeksu Pracy weszły w życie 21 lutego 2023 r., jednak przepisy regulujące zasady pracy zdalnej zaczęły obowiązywać od 7 kwietnia 2023 r.
Praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Nowe przepisy, zakładają, że oprócz pracy z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, co oznacza nie tylko środki komunikacji elektronicznej, ale także np. telefon, fax, komunikatory internetowe, a nawet bez użycia takich środków (np. analiza dokumentów) , możliwe będą także inne rodzaje zdalnego świadczenia prac
Miejsce pracy zdalnej
Miejsce pracy zdalnej powinno być w pierwszej kolejności wskazane przez pracownika (a nie pracodawcę), a następnie zaakceptowane przez pracodawcę.
Przy proponowanej definicji pracownikami zdalnymi nie będą tzw. pracownicy mobilni, których miejsce pracy jest z założenia ruchome, a praca poza zakładem pracy polega na stałym przemieszczaniu się.
Miejscem pracy może być miejsce zamieszkania pracownika, ale także każde inne miejsce uzgodnione z pracodawcą. Możliwe będzie także uzgodnienie, iż praca zdalna będzie mogła być wykonywana w różnych miejscach, o których każdorazowo pracownik będzie informował pracodawcę
Polecenie pracy zdalnej
Polecenie pracy zdalnej uwarunkowane jest uprzednim złożeniem przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, iż posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.
W przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, pracownik informuje o tym niezwłocznie pracodawcę. W takiej sytuacji pracodawca niezwłocznie cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 6719 § 5 k.p.). Tym samym składając tego rodzaju oświadczenie pracownik bierze na siebie w pewnym zakresie odpowiedzialność za weryfikację odpowiednich warunków w miejscu pracy zdalnej.
Wskazuje się, iż „polecenie wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę będzie mogło zostać wydane wyłącznie z przyczyn obiektywnych (losowych) i niezależnych od pracodawcy oraz wyłącznie na określony czas”.
Polecenie pracy zdalnej będzie mogło być wydane w dowolnej formie.
Ochrona danych osobowych w pracy zdalnej
Pracownik wykonujący pracę zdalną potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z procedurami, oraz jest obowiązany do ich przestrzegania. Oznacza to konieczność prowadzenia dodatkowej dokumentacji związanej z ochroną danych osobowych w przypadku pracy zdalnej oraz dodatkowego przeszkolenia pracownika zdalnego.
Koszty pracy zdalnej
Wśród obowiązków pracodawcy w art. 6724 k.p. wyraźnie wymienia się następujące:
1) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnienie instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokrycie kosztów energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokrywanie innych kosztów niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, dot. pracy zdalnej, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo porozumieniu zawartym z pracownikiem;
4) zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkoleń i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.
Według nowych przepisów odpłatność za korzystanie przez pracownika wykonującego pracę zdalną z własnych materiałów i narzędzi pracy do wykonywania pracy może być uregulowana na trzy sposoby:
1) pokrywanie przez pracodawcę udokumentowanych kosztów poniesionych przez pracownika,
2) ustalenie przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego z tego tytułu,
3) ustalenie ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych (art. 6724 § 5 k.p.).
Ustalenie wskazanych kosztów w każdej z proponowanych form nie może więc odbiegać znacząco od cen rynkowych, albowiem ich zawyżenie może skutkować powstaniem przychodu po stronie pracownika, natomiast w sytuacji odwrotnej – przychodu po stronie pracodawcy.
BHP w pracy zdalnej
Pracodawca będzie miał prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu dot. pracy zdalnej, regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracy zdalnej, albo w porozumieniu o pracy zdalnej zawartym z pracownikiem. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
Ze względu na realny brak możliwość nadzoru nad niektórymi kwestiami oraz prawo do prywatności pracowników niektóre obowiązki z zakresu bhp mają zostać w stosunku do pracodawców wyłączone. Wśród nich wymieniono:
– wyznaczenie koordynatora ds. bhp,
– zapewnienie pierwszej pomocy w nagłych wypadkach,
– obowiązki organizowania stanowiska pracy, dbania o stan pomieszczeń, wyposażenia, środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem),
– wymagania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy dla obiektów i pomieszczeń a także zapewnienie profilaktycznych posiłków i napojów,
– obowiązki dotyczące zapewnienia odpowiednich urządzeń sanitarnych i dostarczania środków higieny osobistej
Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik potwierdza w oświadczeniu składanym w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania. Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy. Pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Oznacza to także przerzucenie częściowej odpowiedzialności za kwestie bhp na pracownika, co w przypadku pracy zdalnej siłą rzeczy wydaje się być koniecznym.
Okazjonalna praca z domu
Praca zdalna zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Oznacza to akceptację dotychczasowej praktyki okazjonalnego świadczenia pracy z domu (home office) traktowanego zazwyczaj jako przywilej pracownika. Wniosek pracownika o taką pracę na mocy ustawy nie ma charakteru wiążącego.
Do pracy tej nie stosuje się przepisów o zwrocie kosztów pracownikowi, zapewnieniu materiałów i narzędzi, zawarciu porozumienia z pracownikiem czy wydania regulaminu pracy zdalnej. Uzasadnione to jest traktowaniem tego rodzaju pracy zdalnej jako benefitu dla pracownika.
↑ Wróć na górę ↑