Akta osobowe pracowników - sposób prowadzenia

Status: aktualny

Spis treści

1. Akta osobowe – uwagi ogólne

2. Część A akt osobowych – ubieganie się o zatrudnienie

3. Część B akt osobowych – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg

4. Część C akt osobowych – ustanie zatrudnienia

5. Część D akt osobowych – odpowiedzialność porządkowa

6. Pozostałe dokumentacje pracownicze

7. Warunki i sposób prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej

8. Warunki i okres przechowywania akt osobowych

9. Konsekwencje niedopełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy

10. Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy

11. Problemy najczęściej powstające w praktyce

11.1. Przejście zakładu pracy w trybie art. 231 k.p.

11.2. Odbiór dokumentacji pracowniczej

11.3. Wydanie pracownikowi kserokopii akt osobowych

11.4. Przepisy przejściowe

Nawiązanie stosunku pracy skutkuje powstaniem dla każdej z jego stron wielu praw i obowiązków. Jednym z obowiązków ciążących na pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych, a także przechowywanie ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Komentarz poświęcono pojęciu, budowie i treści pracowniczych akt osobowych. Omówiono warunki i okres przechowywania oraz postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy z uwzględnieniem zmian które weszły w życie 1.01.2019 r., dotyczących zarówno prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych, jak i zawiadamiania pracownika o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej czy też sposobu wydawania kopii tej dokumentacji. Publikacja zawiera ponadto wyjaśnienie najczęstszych problemów praktycznych związanych z aktami osobowymi (m.in. kwestia transferu zakładu pracy lub jego części, ponowne zatrudnienie tego samego pracownika).

1. Akta osobowe – uwagi ogólne

Choć obowiązek prowadzenia akt osobowych został na pracodawcę nałożony w art. 94 pkt 9a ustawy z 26.06.1974 r. – Kodeks pracy – dalej k.p., to jednak zasady jego realizacji zostały określone w wydanym na podstawie art. 2981 k.p. rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) – dalej r.d.p.

Jednocześnie wkrótce ma wejść w życie projektowana ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679 (VIII kadencja, druk sejm. nr 3050).

Ustawodawca wprowadził w art. 94 pkt 9a k.p. definicję dokumentacji pracowniczej. Dokumentację pracowniczą stanowią prowadzone i przechowywane w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników

Jak wynika z § 3 r.d.p., pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe, które składają się z czterech części i obejmują:

1) w części A – oświadczenia lub dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich;

2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3) w części C – oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;

4) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu i dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Ponadto każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów (§ 4 ust. 1 r.d.p.).

Pamiętać należy, że zgodnie z § 5 r.d.p. pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika prowadzonych w formie papierowej kopie składanych dokumentów. Przedłożenia oryginałów tych dokumentów pracodawca może żądać od pracownika tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii.

2. Część A akt osobowych – ubieganie się o zatrudnienie

Choć stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono, w dniu zawarcia umowy, pierwsze dokumenty zawierające informacje o pracowniku, jego wykształceniu i przebiegu pracy zawodowej trafiają w ręce przyszłego pracodawcy już wcześniej, tj. w procesie rekrutacji.

Z uwagi na to, że dane osobowe osób fizycznych są ich dobrem osobistym i korzystają z ochrony prawa, zarówno dane osobowe, których podania pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie, jak i dokumenty potwierdzające te dane, które w przypadku nawiązania stosunku pracy zostaną zamieszczone w aktach osobowych pracownika, zostały ściśle określone w obowiązujących przepisach.

W treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej ustawodawca wymienił w § 3 pkt 1 jedynie w sposób bardzo ogólny, że w tej części pracodawca będzie zobligowany do przechowywania oświadczeń lub dokumentów zgromadzonych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich. Tym samym katalogu dokumentów, jakie mają być w tej części przechowywane, należy szukać w przepisach Kodeksu pracy.

Na podstawie nowelizowanych przepisów, w tym art. 221 § 1 k.p., w celu prawidłowego przeprowadzenia rekrutacji od 4.05.2019 r. „pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;

4) wykształcenie;

5) kwalifikacje zawodowe;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia”.

Należy zauważyć, że w odróżnieniu od poprzedniej treści tej regulacji pracodawca ma obowiązek zażądać ww. danych od kandydata na pracownika. Poprzednio pracodawca mógł, ale nie musiał tego czynić. W zakresie danych określonych w pkt 4–6 informacje te mają być żądane przez pracodawcę tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Co więcej, w zakresie innych danych pracodawca może ich żądać od pracownika, o ile jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa (art. 221 § 4 k.p.).

Należy w tym miejscu zwrócić uwagę, że przedmiotowe dane są udostępniane pracodawcy przez kandydata na pracownika, jak też później pracownika w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Następnie dopiero w celu ich weryfikacji pracodawca może żądać ich udokumentowania w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.

Omawiane regulacje mają dążyć do spełnienia celu, jaki przyświeca rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE – dalej RODO, tj. zasadzie minimalizacji danych, zgodnie z którą pracodawca powinien zbierać tylko dane adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Podsumowując, pracodawca w części A akt osobowych jest zobligowany do przechowywania oświadczeń lub dokumentów określonych w art. 221 § 1 i 4 k.p., zgód na przetwarzanie danych osobowych innych niż wymienione, a także skierowań na badania lekarskie i orzeczeń lekarskich dotyczących wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich z poprzednich okresów zatrudnienia. Treść wprowadzonej regulacji wskazuje, że ww. katalog danych jest zamknięty, a jedynym wyjątkiem jest sytuacja, o której mowa w art. 221 § 4 k.p. Jeśli w wyniku przeprowadzonej rekrutacji dojdzie do nawiązania stosunku pracy, to właśnie te wskazane powyżej dokumenty pracodawca będzie zobowiązany, na podstawie § 3 pkt 1 r.d.p., umieścić w części A akt osobowych pracownika.

Należy podkreślić, że w obowiązującym stanie prawnym zbędne jest dodatkowe pisemne udzielanie przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie zgody na przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w przepisie art. 221 § 1 i 4 k.p., gdyż pracodawca jest do tego uprawniony jako administrator wypełniający obowiązek prawny zgodnie treścią art. 6 ust. 1 lit. c RODO. W zakresie innych danych pracodawca będzie mógł je przetwarzać na podstawie wyraźnej zgody udzielonej przez kandydata na pracownika, przy czym tzw. dane wrażliwe będą mogły być przetwarzane tylko w sytuacji, gdy dane takowe zostaną udostępnione wraz ze zgodą z inicjatywy pracownika.

3. Część B akt osobowych – nawiązanie stosunku pracy oraz przebieg zatrudnienia

Część B akt osobowych jest zwykle częścią zawierającą największą ilość dokumentów. Dotyczą one bowiem nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. W § 3 pkt 2 r.d.p. odnajdziemy katalog dokumentów, które należy w niej zamieścić. Należy jednak pamiętać, że nie jest to katalog zamknięty.

Wymienione we wskazanym powyżej przepisie dokumenty to:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy; zgodnie z wyliczeniem zawartym w art. 221 § 3 k.p. pracodawca żąda od pracownika dodatkowo danych osobowych obejmujących:

– adres zamieszkania;

– numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

– inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

– wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej – potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 k.p.);

c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę;

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z 19.12.2008 r. o emeryturach pomostowych;

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 k.p.) albo obwieszczenia (art. 105 § 7 k.p.),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 k.p.),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji;

f) potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 k.p.) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 k.p.),

– o warunkach zatrudnienia (art. 291 § 2 k.p.) oraz o zmianie tych warunków zatrudnienia (art. 291 § 4 k.p.),

– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 k.p.),

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 k.p.);

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 k.p.);

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;

i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy i płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie;

j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i 125 k.p.);

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika luz związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych;

l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 k.p.);

m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego;

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e k.p.);

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 k.p.);

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 k.p.);

r) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i 1741 k.p.);

s) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 k.p.),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 , 3 i 5 k.p.);

t) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 k.p.);

u) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 k.p.);

w) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania;

z) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy.

4. Część C akt osobowych – ustanie zatrudnienia

Trzecią częścią składającą się na akta osobowe pracownika jest część C, w której pracodawca zamieszcza oświadczenia i dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a) oświadczenie związane z rozwiązaniem umowy o pracę;

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy (art. 97 § 11 k.p.);

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 k.p.);

d) kopię wydanego świadectwa pracy;

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 ustawy z 17.11.1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego);

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 k.p.);

g) skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 k.p.).

W zakresie systematyki prowadzenia akt osobowych ustawodawca dopuszcza podział części A, B, C na części, powiązane ze sobą tematycznie, którym należy przyporządkować odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne. Przy zastosowaniu podziału każda część musi zachowywać porządek chronologiczny, numerację oraz wykaz wszystkich dokumentów i oświadczeń.

5. Część D akt osobowych – odpowiedzialność porządkowa

Dokumenty znajdujące się w ostatniej części akt osobowych pracownika to zawiadomienie o ukaraniu pracownika oraz dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

Ta część akt osobowych, może być prowadzona z podziałem na każdorazowe kary. W takim przypadku każdej części przyporządkowuje się odpowiednio numer D1, D2 i kolejne, przy zachowaniu chronologii, numeracji i wykazów.

Nie można również zapominać o tym, że dokumenty dotyczące ukarania pracownika mogą być przechowywane w aktach osobowych przez określony okres czasu. Po jego upływie należy stosowne dokumenty usunąć, a numerację kart poprawić.

6. Pozostałe dokumentacje pracownicze

Niezależnie od wskazanych wyżej akt osobowych pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzenia jeszcze innych dokumentacji pracowniczych. Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zawierają wyliczenie tych dokumentacji. Składają się na nie:

1) ewidencja czasu pracy, która zawiera:

a) kartę ewidencji czasu pracy, zawierającą informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego;

b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 k.p.),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 k.p.),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 k.p.),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 k.p.),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 k.p.),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 k.p.);

c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 k.p.),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielania innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 1513 k.p.),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy;

d) zgody:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4. roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin, na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 k.p.),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 k.p.);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 k.p.)

4) karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i 2377 k.p.).

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazano, że pracodawca od 1.01.2019 r. będzie zobowiązany do prowadzenia dodatkowo poza aktami osobowymi czterech grup dokumentacji pracowniczych. Jest niezwykle istotnym, że dokumentacje te mają być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika, co wynika z treści § 6 r.d.p.

7. Warunki i sposób prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej

1.01.2019 r. ustawodawca wprowadził możliwość prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Zgodnie z treścią art. 9411 k.p.: „Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej”. Nie ma zatem znaczenia, w jakiej formie zdecyduje się pracodawca prowadzić dokumentację, obie formy będą w taki sam sposób honorowane.

Z kolei przepisy zawarte w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej wskazują na:

a) cechy, jakie powinien spełniać system teleinformatyczny przechowujący i gromadzący dane (§ 9 r.d.p.),

b) sposób, w jaki dokumentacja pracownicza przechowywana w wersji elektronicznej powinna być zabezpieczona (§ 10 r.d.p.),

c) sposób dołączania do takiej dokumentacji dokumentu istniejącego w postaci papierowej (§ 11 r.d.p.),

d) obowiązek po stronie pracodawcy stosowania odpowiednich rozwiązań technicznych odpowiednich do ilości danych i stosowanej technologii (§ 12 r.d.p.).

Ad a) System teleinformatyczny, w którym mają być prowadzone dokumentacje pracownicze, zgodnie z uzasadnieniem projektu musi zapewniać:

– autentyczność pochodzenia dokumentu, czyli identyfikować osobę dokonującą wpisu w sposób zapewniający możliwość ustalenia, że dokumentacja została sporządzona przez danego pracodawcę bądź przez osobę do tego stosownie upoważnioną, jak też kontroli nad podmiotem dokonującym zmian w tej dokumentacji,

– integralność treści dokumentacji gwarantującą, że treść dokumentu załączonego i przechowywanego w systemie nie będzie mogła być zmieniona poza przypadkami, gdy zmiany te będą dokonywane w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

Ad b) Zgodnie z zapisami § 10 r.d.p. przedmiotową dokumentację będzie się uważało za zabezpieczoną, gdy zostaną łącznie spełnione następujące kryteria:

– dostępność dokumentacji wyłącznie dla osób uprawnionych,

– ochrona dokumentacji przez przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem,

– stosowanie metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich stosowania będzie powszechnie uznawana;

Ad c) Przy załączaniu dokumentu do dokumentacji pracowniczej osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu (np. skan) i opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji. Nadto uzgadnia również z pracownikiem termin i sposób odbioru włączanego dokumentu.

Konkludując, należy wskazać, że przepisy wykonawcze zawarte w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej w sposób bardzo szczegółowy odnoszą się do procedur, systemu, technologii i zabezpieczeń, jakie mają być zastosowane w sytuacji, gdyby pracodawca chciał prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Należy również wskazać, że dla uznania prawidłowości prowadzenia dokumentacji pracowniczej w tej formie wymogi opisane w lit. a i b są wymogami, które muszą być spełnione jednocześnie.

Co więcej, powyższe uregulowania przewidują również sytuację, w której dochodzi do przeniesienia dokumentacji pracowniczej do innego systemu teleinformatycznego. Zapisy zawarte w § 13 r.d.p. w sposób bardzo techniczny, wręcz językiem informatycznym, określają, jakie wymogi muszą spełniać określone jednostki danych przy uwzględnieniu sposobu katalogowania danych, a także format zapisu. Wydaje się zatem, że jest to odesłanie adresowane do działu IT danego przedsiębiorcy, który będzie musiał zadbać, aby pracodawca wypełnił wskazane w przepisach wymogi techniczne.

Ustawodawca dał również pracodawcy możliwość podjęcia decyzji, czy chce prowadzoną dotychczas dokumentację pracowniczą prowadzić w dalszym ciągu w postaci papierowej, czy też zmienić ją na formę elektroniczną. Pracodawca może dokonywać zmiany formy w obu kierunkach i nie ma zastrzeżenia, że może to wykonać tylko jednokrotnie.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego, w szczególności skanu, i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Zmiana postaci dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową następuje przez sporządzenie wydruku i opatrzenie go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Jeżeli pracodawca dokona zmiany formy prowadzonej dokumentacji pracowniczej, ma obowiązek poinformować o tym pracownika, jak też o możliwości odbioru przez niego dokumentacji prowadzonej w poprzedniej formie w terminie 30 dni od daty zawiadomienia pod rygorem zniszczenia tej dokumentacji (art. 949 k.p.).

8. Warunki i okres przechowywania akt osobowych

Obok obowiązku prowadzenia akt osobowych pracowników na pracodawcy ciąży także obowiązek przechowywania ich w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Obowiązujące od 1.01.2019 r. przepisy Kodeksu pracy (art. 94 pkt 9b k.p.) wskazują, że akta powinny być przechowywane w sposób gwarantujący zachowanie ich poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia.

Ta sama regulacja wprowadza podstawowy, zasadniczy okres, w czasie którego pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji pracowniczej danego pracownika. Okres ten wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Jednocześnie w przypadku, gdy dojdzie do ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w czasie, kiedy biegnie już wskazany powyżej okres 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracownika. Z kolej okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

Jeżeli zatem przyjmiemy, że w okresie 10 lat przechowywania dokumentacji pracowniczej przez pracodawcę pracownik kilkukrotnie powróci do zatrudnienia u danego pracodawcy, to pracodawca ma obowiązek prowadzenia jednej dokumentacji, a okres jej 10-letniego przechowywania będzie się liczył od zakończenie ostatniego zatrudnienia.

Ustawodawca w nowo wprowadzonych przepisach uwzględnił jeszcze jeden aspekt praktyczny. Niejednokrotnie w sytuacji długotrwałych sporów sądowych pojawiały się trudności z dostępem do akt osobowych pracowników, pracodawca bowiem zasłaniał się brakiem obowiązku przechowywania tych akt przez tak długi czas. W tym aspekcie, zgodnie z treścią art. 944 k.p., w sytuacji gdy przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu, a pracodawca:

– jest stroną tego postępowania – przechowuje dokumentację pracowniczą do czasu jego prawomocnego zakończenia, nie krócej jednak niż do upływu okresu, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p.; art. 947 k.p. stosuje się odpowiednio;

– powziął wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b k.p., przedłuża się o 12 miesięcy, po upływie których pracodawca zawiadamia, w postaci papierowej lub elektronicznej, byłego pracownika o możliwości odbioru tej dokumentacji w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia oraz, w przypadku jej nieodebrania, o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej; art. 947 k.p. stosuje się odpowiednio.

Nie można zapominać, że w kontekście dokumentacji płacowej istnieje przepis szczególny. Zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z 17.12.1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych „płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika”.

Przedmiotowy termin jest skracany do 10 lat w sytuacji, gdy:

– ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31.12.2018 r.;

– został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Jeżeli płatnik nie przekaże ww. raportu, za wyjątkiem ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po 31.12.2018 r., musi przechowywać dokumenty płacowe w podstawowym terminie 50 lat.

Natomiast w przypadku dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracownika wykonującego prace górnicze i prace równorzędne z pracą górniczą oraz za okresy zaliczane do okresów pracy górniczej pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację przez okres 50 lat od dnia zakończenia stosunku pracy u danego pracodawcy.

9. Konsekwencje niedopełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy

Jak wynika z art. 281 § 1 pkt 6, 6a i 7 k.p., kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu:

a) nie prowadzi dokumentacji pracowniczej,

b) nie przechowuje dokumentacji pracowniczej przez okres, o którym mowa w art. 94 pkt 9b , art. 945 § 2 i art. 946 pkt 2 k.p., albo przez dłuższy okres, jeżeli wynika on z odrębnych przepisów,

c) pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem;

– podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł.

Jak wynika z przytoczonej regulacji, wykroczeniem jest nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że nie stanowi takiego wykroczenia jej niedbałe prowadzenie czy też niekompletność.

Przykład

Jan K. zatrudnia 5 pracowników. Dla każdego z nich prowadzi akta osobowe. Choć dokumentacja dotycząca nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika jest w nich gromadzona systematycznie i zgodnie z obowiązującymi przepisami, to jednak w części A akt osobowych nie umieszczono dokumentacji związanej z ubieganiem się przez pracownika o zatrudnienie. Nie mamy jednak w tym wypadku do czynienia z wykroczeniem przeciwko prawom pracownika zagrożonym karą grzywny, gdyż akta te są prowadzone i nie można mówić w tym przypadku o prowadzeniu ich w sposób na tyle niedbały, że mógłby zostać uznany za równoznaczny z nieprowadzeniem akt.

Choć nienależyte prowadzenie akt osobowych nie stanowi wykroczenia przeciwko prawom pracownika, pracodawca musi mieć świadomość, że także w tej sytuacji może ponieść pewne konsekwencje swej niedbałości. Przede wszystkim w przypadku ewentualnego sporu pomiędzy pracownikiem a pracodawcą niekompletność dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy czy też niekompletność akt osobowych może rzutować na rozstrzygnięcie sądu. Jak bowiem wskazał w jednym ze swych wyroków Sąd Najwyższy, „brak dokumentacji dotyczącej zatrudnienia powódki (akt osobowych, list obecności i list płacy) nie może powodować ujemnych dla niej skutków i prowadzić do nieuwzględnienia jej roszczeń” (wyrok SN z 14.05.1999 r., I PKN 62/99, OSNP 2000/15, poz. 579).

10. Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy

Zasady postępowania z dokumentacją osobową i płacową pracowników w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy określa rozdział 4b ustawy z 14.07.1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – dalej u.n.z.a. Jak wynika z niego wynika, w przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości odpowiednio likwidator lub syndyk wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, wynikający z odrębnych przepisów(art. 51u u.n.z.a.).

Należy podkreślić, że zgodnie z art. 51u u.n.z.a. obowiązek wskazania podmiotu przejmującego dokumentację oraz zapewnienia środków na jej przechowywanie nie dotyczy pracodawców, do których mają zastosowanie przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 u.n.z.a.

Jeśli sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, stwierdzi niemożność zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Postanowienie takie sąd wydaje po zasięgnięciu opinii naczelnika urzędu skarbowego właściwego miejscowo dla siedziby pracodawcy o jego stanie majątkowym.

Wysokość środków finansowych na pokrycie kosztów przechowywania dokumentacji, o których była mowa powyżej, ustala dyrektor archiwum państwowego, w drodze decyzji, uwzględniając konieczne wydatki związane z przechowywaniem dokumentacji. Do postępowania w tej sprawie stosuje się przepisy ustawy z 14.06.1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego.

Co ważne, dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem uporządkowana zgodnie z zasadami przewidzianymi w rozporządzeniu Ministra Kultury z 16.09.2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

Dokumentacja może zostać złożona na odpłatne przechowanie w archiwum państwowym także w drodze decyzji wydanej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych. Dochodzi do tego w sytuacji, gdy istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania.

Przed wydaniem takiej decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych dokonuje oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje. Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą w takie sytuacji solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

11. Problemy najczęściej powstające w praktyce

11.1. Przejście zakładu pracy w trybie art. 231 k.p.

Jak wynika z § 7 r.d.p., w sytuacji określonej w art. 231 k.p. albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać dokumentację pracowniczą pracodawcy przejmującemu. Przekazanie to nie zawsze musi jednak wiązać się z fizycznym przekazaniem tych akt do siedziby pracodawcy przejmującego.

Przykład

Zakład X znajdujący się Białymstoku przeszedł na podstawie art. 231 k.p. na pracodawcę Y, mającego swą siedzibę w Warszawie, i stał się jego oddziałem. Powstała wątpliwość, czy w przypadku takiego przejścia akta osobowe przejętych pracowników powinny być prowadzone w centrali (siedzibie pracodawcy przejmującego), czy mogą pozostać w znajdującym się w Białymstoku oddziale?

Moim zdaniem obowiązek przekazania akt osobowych nie jest w tym przypadku równoznaczny z obowiązkiem fizycznego przekazania akt do centrali. Jeśli struktura firmy i względy praktyczne przesądzają o tym, że akta osobowe pracowników powinny pozostać w przejętym zakładzie, a jednocześnie pracodawca jest w stanie prowadzić tam dokumentację pracowniczą w zgodzie z obowiązującymi przepisami, moim zdaniem nic nie stoi na przeszkodzie, aby pozostały one w siedzibie przejmowanego zakładu.

11.2. Odbiór dokumentacji pracowniczej

Dotychczasowe przepisy nie wskazywały wprost procedury ani zawiadamiania pracownika o możliwości odbioru dokumentacji, ani sposobu takiego odbioru. Od 1.01.2019 r. na podstawie art 946 k.p. pracodawca w sytuacji rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy będzie miał obowiązek wraz ze świadectwem pracy wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

1) okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.;

2) możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.;

3) zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa powyżej w pkt 2.

Przedmiotowe zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w myśl § 15 i 16 r.d.p., jeżeli nie zostanie osobiście odebrane przez pracownika (byłego pracownika), pracodawca doręcza za pokwitowaniem za pośrednictwem: operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z 23.11.2012 r. – Prawo pocztowe, osoby upoważnionej przez pracodawcę bądź środków komunikacji elektronicznej, ale tylko pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

Oczywiście doręczenie za pośrednictwem operatora pocztowego jest skuteczne w terminie 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia o możliwości odbioru przesyłki.

Osobisty odbiór dokumentacji pracowniczej może nastąpić do rąk samego pracownika, byłego pracownika bądź też – w przypadku śmierci pracownika – do rąk dzieci własnych, dzieci drugiego małżonka, dzieci przysposobionych, przyjętych na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności, wnuków, rodzeństwa i innych dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka, małżonka (wdowy i wdowca), rodziców, w tym ojczyma i macochy, oraz osób przysposabiających. Wskazane powyżej osoby uprawnione mogą w tym celu ustanowić pełnomocnika i to on może również odebrać dokumentację.

Dokumentację pracowniczą prowadzoną w sposób elektroniczny wydaje się na informatycznym nośniku danych albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

Należy pamiętać, że po upływie okresu, przez jaki pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą, pracodawca, jeżeli pracownik nie odbierze tej dokumentacji, jest zobowiązany ją zniszczyć w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór dokumentacji pracowniczej.

11.3. Wydanie pracownikowi kserokopii akt osobowych

W odróżnieniu od dotychczasowych regulacji przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej formalizują sposób wydawania kopii dokumentacji pracowniczej w całości lub części pracownikowi.

Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej, kopie z niej wydaje się:

– w postaci papierowej, opatrzonej własnoręcznym podpisem pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą,

– w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z zasadami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Jeżeli dokumentacja jest prowadzona w formie elektronicznej, kopie z niej wydaje się:

– w postaci elektronicznej, z uwzględnieniem wymagań technicznych takich jak przy przenoszeniu dokumentacji pomiędzy systemami teleinformatycznymi,

– w postaci papierowej, poprzez wydruk z dokumentacji, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej, oraz podpis pracodawcy potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Pracodawca ma obowiązek wydać kopie części bądź też całości dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku o jej wydanie nie później niż w terminie 30 dni od otrzymania tego wniosku. Wniosek załącza się do części B albo D akt osobowych pracownika.

11.4. Przepisy przejściowe

W związku z istotnym zmianami w zakresie zasad i sposobu prowadzenia przez pracodawcę akt osobowych pracownika zasadnicze znaczenie dla pracodawcy ma informacja dotycząca daty, od jakiej będzie on zobowiązany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej według nowych zasad.

Przepisy rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, jak też wskazywana nowelizacja Kodeksu pracy weszły w życie 1.01.2019 r.

Pracodawca jest zobowiązany do stosowania tych przepisów w stosunku do dokumentacji pracowniczej pracowników, którzy zostali przez niego zatrudnieni od 1.01.2019 r. Przepisy r.p.d. stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu 1.01.2019 r. w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy r.d.p., z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1.01.2019 r. Do dokumentacji pracowniczej tych pracowników gromadzonej od 1.01.2019 r. stosuje się przepisy r.d.p. Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, pozostających w dniu 1.01.2019 r. w stosunku pracy, prowadzonych w dniu 1.01.2019 r., stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu 1.01.2019 r. w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2-6 r.d.p.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed 1.01.2019 r. stosuje się przepisy r.d.p., z wyjątkiem § 2-6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed 1.01.2019 r. W tym przypadku pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 r.d.p. w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie r.d.p.

Przepisy przejściowe zostały sformułowane również dla przejścia całości lub części zakładu pracy na innego pracodawcę. W sytuacji gdy takowe przejście następuje w okresie 12 miesięcy od wejścia w życie rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, a dotychczasowy pracodawca nie dostosował w tym okresie sposobu prowadzenia i warunków przechowywania dokumentacji pracowniczej, nowy pracodawca ma 12 miesięcy na dokonanie tego. Termin ten liczy się od dnia przejścia zakładu pracy lub jego części.